Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động (work permit), trừ các trường hợp được miễn. Giấy phép chỉ cấp cho bốn vị trí — nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật — thời hạn tối đa 2 năm, gia hạn được một lần thêm tối đa 2 năm. Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong khoảng từ 10 ngày làm việc đến 60 ngày trước ngày người đó bắt đầu làm việc; cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ khi đủ hồ sơ. Vì lý lịch tư pháp và bằng cấp ở nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trước, tổng thời gian thực tế nên tính 4–8 tuần. Từ 05/12/2026, Nghị định 393/2026/NĐ-CP thay Nghị định 219/2025/NĐ-CP: một số yêu cầu kinh nghiệm giảm, gia hạn nhanh hơn, và cấm cho thuê lại lao động nước ngoài.
Bạn thuộc trường hợp nào?
| Trường hợp | Thủ tục | Cơ quan giải quyết |
|---|---|---|
| Người nước ngoài ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam (kể cả qua EOR) | Giấy phép lao động | 10 ngày làm việc |
| Góp vốn từ 3 tỷ đồng; vợ/chồng là người Việt Nam; làm việc cộng dồn dưới 90 ngày/năm và không do doanh nghiệp Việt Nam thuê, trả lương; chào bán dịch vụ dưới 3 tháng | Chỉ thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc | Không cần chờ cấp |
| Di chuyển nội bộ trong 11 ngành dịch vụ WTO; thạc sĩ STEM giảng dạy; chuyên gia công nghệ chiến lược; được bộ hoặc tỉnh xác nhận | Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép | 5 ngày làm việc |
1. Ai phải có giấy phép lao động
Giấy phép lao động là văn bản Nhà nước cấp cho một người nước ngoài cụ thể, làm việc cho một người sử dụng lao động cụ thể, ở một vị trí cụ thể, trong một thời hạn nhất định. Người nộp hồ sơ là doanh nghiệp, không phải người lao động. Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người nước ngoài phải đủ 18 tuổi, có trình độ và kinh nghiệm phù hợp công việc, đủ sức khỏe, không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích ở Việt Nam hay nước ngoài, và có giấy phép lao động trừ trường hợp được miễn.
Doanh nghiệp cũng có điều kiện riêng (Điều 152): chỉ được tuyển người nước ngoài làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, và chỉ cho vị trí mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được — điều này phải giải trình ngay trong hồ sơ. Giấy phép gắn với người sử dụng lao động: chuyển sang công ty khác thì phải xin giấy phép mới, kể cả khi làm đúng công việc cũ.
Kinh nghiệm thực tế: thời hạn hợp đồng lao động không được dài hơn thời hạn giấy phép (khoản 2 Điều 151), nhưng với người nước ngoài được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn. Hãy để ngày kết thúc hợp đồng trùng ngày hết hạn giấy phép, và ghi lịch gia hạn ngay hôm nhận giấy phép.
2. Thay đổi từ ngày 05/12/2026
Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh lao động nước ngoài từ ngày 07/8/2025, thay Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023. Nghị định này gộp hai bước cũ (chấp thuận nhu cầu, rồi mới xin giấy phép) thành một thủ tục 10 ngày làm việc và giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định. Ngày 20/10/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 393/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 05/12/2026 và thay thế Nghị định 219:
| Nội dung | NĐ 219/2025 (đến 04/12/2026) | NĐ 393/2026 (từ 05/12/2026) |
|---|---|---|
| Giám đốc điều hành phụ trách một lĩnh vực | 3 năm kinh nghiệm phù hợp | 2 năm |
| Chuyên gia | Đại học + 2 năm; hoặc đại học + 1 năm trong tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, lĩnh vực ưu tiên | Đại học + 2 năm; hoặc bằng đại học ngành công nghệ chiến lược; bằng giỏi ngành khoa học công nghệ của trường top 500 thế giới + 1 năm; chuyên gia văn hóa, nghệ thuật, thể thao; chuyên gia giảng dạy, nghiên cứu; hoặc 5 năm kinh nghiệm phù hợp |
| Giấy khám sức khỏe cấp ở nước ngoài | Chỉ khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau | Nhận giấy của cơ sở y tế có thẩm quyền nước ngoài, cấp trong vòng 12 tháng |
| Gia hạn | Nộp 10–45 ngày trước khi hết hạn; giải quyết 10 ngày làm việc | Nộp từ 10 ngày làm việc đến 90 ngày trước khi hết hạn; giải quyết 5 ngày làm việc; không cần giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp |
| Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép | 15 nhóm | 18 nhóm — thêm người có thẻ miễn thị thực đặc biệt, chuyên gia công nghệ chiến lược và thân nhân, nhân lực trí tuệ nhân tạo theo chương trình quốc gia |
| Báo cáo của doanh nghiệp | — | Báo cáo định kỳ trước 05/6 và 05/12 hằng năm |
| Cho thuê lại lao động nước ngoài | Không quy định riêng | Cấm |
Chuyển tiếp (Điều 35 NĐ 393): giấy phép và giấy xác nhận đã cấp được dùng đến hết hạn; hồ sơ nộp trước 05/12/2026 tiếp tục giải quyết theo NĐ 219; hồ sơ gia hạn đã nộp theo Nghị quyết 24/2026/NQ-CP trước ngày đó tiếp tục theo nghị quyết này.
3. Điều kiện theo vị trí công việc
Bốn vị trí theo Điều 4 Nghị định 393/2026, kèm giấy tờ chứng minh theo Điều 20:
| Vị trí | Điều kiện | Giấy tờ chứng minh |
|---|---|---|
| Nhà quản lý | Người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp (ví dụ tổng giám đốc, chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị), hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức | Điều lệ công ty và văn bản bổ nhiệm |
| Giám đốc điều hành | Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, có 2 năm kinh nghiệm phù hợp (3 năm đến hết 04/12/2026) | Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng; hoặc điều lệ/sơ đồ tổ chức kèm văn bản xác nhận kinh nghiệm |
| Chuyên gia | Bằng đại học trở lên + 2 năm kinh nghiệm phù hợp — hoặc một trong các trường hợp mới ở mục 2 | Bằng cấp kèm văn bản của đơn vị cũ xác nhận số năm kinh nghiệm |
| Lao động kỹ thuật | Được đào tạo ít nhất 1 năm + 2 năm kinh nghiệm, hoặc 3 năm kinh nghiệm phù hợp | Chứng chỉ đào tạo và/hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm |
Kinh nghiệm tích lũy tại Việt Nam theo giấy phép cũ được tính, và có thể chứng minh bằng chính giấy phép đó hoặc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu người lao động nước ngoài.
Vì sao hồ sơ hay bị trả: chuyên ngành trên bằng không khớp chức danh, hoặc thư xác nhận kinh nghiệm chung chung ("làm việc tại công ty từ 2019 đến 2024") mà không nêu vị trí. Hãy viết thư theo đúng vị trí xin cấp — chức danh, nhiệm vụ, thời gian, người ký, giấy tiêu đề — và để chức danh trên Mẫu số 03 thống nhất với thư đó.
4. Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Được miễn giấy phép không có nghĩa là không phải làm thủ tục. Có hai đường:
Chỉ cần thông báo, trước ít nhất 3 ngày làm việc
- Chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty TNHH; chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần — góp vốn từ 3 tỷ đồng.
- Người kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật làm việc cộng dồn không quá 90 ngày một năm. Nếu doanh nghiệp Việt Nam thuê và trả lương thì phải xin giấy phép.
- Vào dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ, hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp mà chuyên gia trong nước chưa xử lý được.
- Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam; tiến sĩ, giáo sư, phó giáo sư giảng dạy, nghiên cứu.
- Từ 05/12/2026: người có thẻ miễn thị thực đặc biệt theo Nghị định 221/2025.
Xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép — 5 ngày làm việc
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO (giấy xác nhận đến 3 năm theo NĐ 393).
- Thạc sĩ ngành STEM, tài chính, kinh tế, quản trị kinh doanh giảng dạy tại cơ sở giáo dục.
- Người được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận (đến 2 năm).
- Từ 05/12/2026: chuyên gia lĩnh vực công nghệ chiến lược và thân nhân; nhân lực trí tuệ nhân tạo theo chương trình quốc gia.
Hồ sơ xin giấy xác nhận nộp từ 10 ngày làm việc đến 60 ngày trước ngày làm việc, cùng nơi nộp với giấy phép lao động.
5. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động (Điều 19 Nghị định 393/2026):
- Mẫu số 03 — văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép. Với người làm việc theo hợp đồng lao động, văn bản này xác nhận doanh nghiệp đã thông báo tuyển người Việt Nam cho vị trí đó ít nhất 5 ngày làm việc trước khi nộp (trên sàn giao dịch việc làm, qua tổ chức dịch vụ việc làm, phương tiện truyền thông hoặc website của doanh nghiệp), trừ khi người nước ngoài là tổng giám đốc hoặc giám đốc có tên trên giấy đăng ký kinh doanh.
- Giấy khám sức khỏe cấp trong vòng 12 tháng.
- Hộ chiếu — bản sao trang nhân thân còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam hoặc nước ngoài, cấp trong vòng 6 tháng. Không cần nộp nếu nộp trực tuyến và cơ quan khai thác được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.
- 2 ảnh màu 4 × 6 cm, phông nền trắng, không đeo kính.
- Giấy tờ chứng minh vị trí — bằng cấp hoặc chứng chỉ đào tạo kèm văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm; với nhà quản lý là điều lệ và văn bản bổ nhiệm.
Giấy tờ nước ngoài (trừ hộ chiếu) phải hợp pháp hóa lãnh sự — trừ khi được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại — rồi dịch sang tiếng Việt và chứng thực. Hãy bắt đầu từ đây: lấy lý lịch tư pháp ở nước sở tại rồi hợp pháp hóa thường là khâu chậm nhất của cả bộ hồ sơ.
6. Quy trình và thời gian
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| Tuần 1–4 | Gom giấy tờ ở nước ngoài — lý lịch tư pháp, bằng cấp, thư xác nhận kinh nghiệm — rồi hợp pháp hóa, dịch thuật. Khám sức khỏe làm song song. |
| Trước khi nộp ít nhất 5 ngày làm việc | Thông báo tuyển dụng người Việt Nam cho vị trí đó (trường hợp hợp đồng lao động). |
| Từ 10 ngày làm việc đến 60 ngày trước ngày làm việc | Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, thành phố nơi người đó làm việc, hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. |
| Trong 10 ngày làm việc kể từ khi đủ hồ sơ | Cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép — hoặc trả lời bằng văn bản nêu lý do trong 3 ngày làm việc nếu không cấp. |
| Trước ngày làm việc đầu tiên | Ký hợp đồng lao động bằng văn bản khớp với giấy phép, rồi xin thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú. |
Tổng thời gian thực tế: 4–8 tuần tính từ lúc bắt đầu gom giấy tờ, phần lớn nằm trước khi nộp. Mốc 10 ngày chỉ tính từ khi hồ sơ đầy đủ. Cơ quan có thẩm quyền là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động làm việc (hoặc cơ quan được tỉnh giao); nếu một doanh nghiệp bố trí người đó làm việc ở nhiều tỉnh, nơi đặt trụ sở chính sẽ cấp.
7. Thời hạn, gia hạn và cấp lại
- Thời hạn: theo thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký (hoặc văn bản cử sang làm việc), tối đa 2 năm.
- Gia hạn: chỉ một lần, tối đa 2 năm. Từ 05/12/2026, nộp từ 10 ngày làm việc đến 90 ngày trước khi hết hạn; giải quyết trong 5 ngày làm việc; hồ sơ gồm Mẫu số 03, hộ chiếu, ảnh và giấy phép đang còn hạn.
- Sau lần gia hạn duy nhất: làm thủ tục cấp giấy phép mới, nộp từ 10 ngày làm việc đến 60 ngày trước khi giấy phép đã gia hạn hết hạn.
- Cấp lại trong 3 ngày làm việc: giấy phép bị mất, hư hỏng; thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu; doanh nghiệp đổi tên (giữ mã số thuế); hoặc doanh nghiệp đổi trụ sở.
- Phải xin giấy phép mới: đổi người sử dụng lao động, vị trí, lĩnh vực hoặc hình thức làm việc. Chuyển sang công ty mới ở cùng vị trí, cùng lĩnh vực thì hồ sơ gọn hơn — không cần khám sức khỏe, lý lịch tư pháp hay bằng cấp lại.
- Giấy phép hết hiệu lực khi hết hạn, chấm dứt hợp đồng lao động, làm việc không đúng nội dung giấy phép, doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi (Điều 156 Bộ luật Lao động). Doanh nghiệp thu lại và nộp cho cơ quan cấp trong 10 ngày làm việc.
8. Chi phí và mức phạt
Lệ phí nhà nước do Hội đồng nhân dân từng tỉnh quy định, phổ biến khoảng 400.000–600.000 đồng cho một giấy phép cấp mới; một số địa phương giảm hoặc miễn khi nộp trực tuyến. Phần lớn chi phí thật nằm ở xung quanh: khám sức khỏe, lý lịch tư pháp ở nước sở tại, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và phí xử lý hồ sơ. Ở Eor.vn, lệ phí nhà nước và chi phí bên thứ ba tính đúng giá gốc, phí xử lý hồ sơ người nước ngoài báo riêng từng trường hợp — xem bảng giá.
Làm việc hoặc sử dụng người không có giấy phép bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 10/9/2026:
| Vi phạm | Mức phạt |
|---|---|
| Người nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc giấy xác nhận miễn (có thể bị trục xuất) | 15–25 triệu đồng |
| Doanh nghiệp sử dụng người không có giấy phép — 1 đến 10 người | 30–45 triệu đồng |
| — 11 đến 20 người | 45–60 triệu đồng |
| — từ 21 người trở lên | 60–75 triệu đồng |
9. Nghĩa vụ của doanh nghiệp
- Thông báo tuyển người Việt Nam ít nhất 5 ngày làm việc trước khi nộp hồ sơ, và tuyển người nước ngoài với yêu cầu không thấp hơn thông báo đó.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau khi có giấy phép và trước ngày làm việc; thời hạn hợp đồng không vượt thời hạn giấy phép.
- Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người nước ngoài có hợp đồng từ 12 tháng trở lên, và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc khi người đó làm việc tại địa điểm mới.
- Từ 05/12/2026: báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài trước 05/6 và 05/12 hằng năm, và không cho thuê lại lao động nước ngoài — việc tuyển phải đáp ứng trực tiếp nhu cầu của chính doanh nghiệp.
- Thu hồi và nộp lại giấy phép trong 10 ngày làm việc khi giấy phép hết hiệu lực.
10. Thị thực và thẻ tạm trú
Giấy phép lao động cho phép làm việc, không cho phép cư trú. Người có giấy phép dùng thị thực lao động LĐ2 (người thuộc diện miễn có giấy xác nhận dùng LĐ1) do doanh nghiệp bảo lãnh, sau đó xin thẻ tạm trú — cả hai tối đa 2 năm, thường cấp theo thời hạn giấy phép. Nên gia hạn giấy phép và thẻ tạm trú cùng lúc: giấy phép còn hạn mà thẻ tạm trú hết hạn thì người đó vẫn không được ở lại.
11. Eor.vn làm những gì
Khi Eor.vn tuyển dụng một người nước ngoài cho bạn, chúng tôi đứng tên người sử dụng lao động trên giấy phép và hợp đồng lao động, và lo trọn chuỗi việc:
- Trước khi báo giá: rà vị trí thuộc nhóm nào, bằng cấp có khớp công việc, kinh nghiệm chứng minh được không, có đường miễn giấy phép không.
- Danh mục giấy tờ theo quốc tịch của người đó, kèm sắp xếp hợp pháp hóa và dịch thuật.
- Thông báo tuyển dụng người Việt, Mẫu số 03 và nộp hồ sơ dưới tên chúng tôi.
- Hợp đồng lao động song ngữ khớp giấy phép, rồi thị thực LĐ2 và thẻ tạm trú.
- Tính lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế TNCN cho chuyên gia nước ngoài — và nhắc gia hạn trước 90 ngày.
Một nguyên tắc cho mọi hồ sơ người nước ngoài: từ 05/12/2026, Nghị định 393 cấm cho thuê lại lao động nước ngoài và yêu cầu doanh nghiệp tuyển người nước ngoài để đáp ứng nhu cầu của chính mình. Trước khi nhận hồ sơ, chúng tôi thống nhất bằng văn bản cách bố trí vị trí — tuyển qua Eor.vn, do pháp nhân Việt Nam của bạn bảo lãnh, hay theo một trường hợp miễn — để giấy phép đúng với cách người đó thực sự làm việc.
Cần tuyển cả nhân sự Việt Nam? Dịch vụ EOR của chúng tôi hoàn tất onboarding trong 3–5 ngày làm việc; cẩm nang tuyển dụng giải thích hợp đồng, bảo hiểm và thuế.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, các Điều 151–157.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam — hiệu lực từ 07/8/2025 đến hết 04/12/2026.
- Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam — hiệu lực từ 05/12/2026, thay Nghị định 219/2025.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động — hiệu lực từ 10/9/2026, thay Nghị định 12/2022.
- Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13 (đã sửa đổi, bổ sung) — thị thực LĐ1, LĐ2 và thẻ tạm trú.
Cẩm nang phản ánh quy định tại thời điểm 01/11/2026 và sẽ được soát lại khi Nghị định 393/2026 có hiệu lực ngày 05/12/2026. Đây là thông tin chung, không thay cho tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.